Helsingin Sotilaspolisiikilta ry. (myöhemmin ”Kilta”) käsittelee ja säilyttää jäsenistönsä (myöhemmin ”rekisteröity”), jäsenikseen hakeutuvien (myöhemmin ”käsiteltävä”), asiakkaidensa sekä muiden, erikseen henkilötietojen käsittelyyn suostumuksensa antaneiden (myöhemmin ”muu”) henkilötietoja seuraavan selosteen mukaisesti.
Killan hallitus ylläpitää omaa rekisteriä, joka sisältää Killan toimintaan osallistuvien, Killan palkitsemien ja Killan asiakkaiden henkilötietoja sisältäviä henkilötietotaulukkoja Killan hallituksen suljetussa Google Drive-arkistossa. Muita kuin etu- ja sukunimitietoja sisältäviä henkilötietoja säilytetään arkistossa vain sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka ovat erikseen suostumuksensa säilyttämiseen ja käsittelyyn antaneet.
Killan rekisterin pääkäyttäjä on Killan hallituksen puheenjohtaja (puheenjohtaja@helsinginsotilaspoliisikilta.fi) ja yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä kysymyksissä tai pyynnöissä on Killan sihteeri (sihteeri@helsinginsotilaspoliisikilta.fi) ja jäsenvastaava (jasenvastaava@helsinginsotilaspoliisikilta.fi).
Käsiteltävien osalta killan Drive-arkisto sisältää mm. seuraavia henkilö- sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja:
Killan rekisterin sisältämät tiedot saadaan pääosin rekisteröidyiltä ja käsiteltäviltä itseltään. Kilta saa Maanpuolustusrekisteristä tarvittaessa lisätietoa rekisteröityneiden ajantasaisista osoitetiedoista jäsenmaksuasioihin tai muihin tässä selosteessa mainittuihin hyväksyttäviin perusteisiin liittyen.
Killan rekisteri ei sisällä salassa pidettäviä henkilötietoja.
Killan henkilö- ja muita tietoja käytetään mm. liittyen Killan jäsenmaksulaskutukseen, tiedottamiseen ja erinäisten järjestöjulkaisujen postittamiseen sekä yleiseen järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen. Järjestötoimintaan luetaan kuuluvaksi myös erilaisten järjestöhistoriikkien laatiminen ja järjestöjen jäsenyyden kestoon pohjautuvien huomionosoitusten käsittely sekä myöntäminen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:
Rekisteröidyllä ja käsiteltävällä on oikeus rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Jäsenyys Killassa ei ole kuitenkaan mahdollista ilman Maanpuolustusrekisteriin toimitettavia henkilötietoja.
Kilta käsittele henkilötietoja lähtökohtaisesti kolmessa eri tilanteessa:
Kilta käsittelee ja säilyttää käsiteltävän henkilötietoja jäsenhakemuksen käsittelyn kestäessä jäsenhakemuksen hyväksymiseen saakka.
Killan yhdistyslain (503/1989) 11 §:än perustuva jäsenluetteloa pidetään Maanpuolustusrekisterissä. Reserviläisliitto ry:n ylläpitämä Maanpuolustusrekisteri on Reserviläisliitto ry:n, Suomen Reserviupseeriliitto ry:n, Maanpuolustuskiltojen liitto ry:n ja Maanpuolustusnaisten Liitto ry:n yhteinen jäsenrekisteri, jossa ylläpidetään em. liittoihin kuuluvien jäsenyhteisöjen (yhdistykset, kerhot, killat) henkilöjäsenten henkilö-, osoite- ja muita järjestötoiminnassa tarvittavia tietoja ja, jota käytetään myös em. liittojen järjestöjulkaisujen osalta tilaajarekisterinä. Maanpuolustusrekisterissä ylläpidetään myös Reserviläisten ampumaturva- ja kuntokorttijärjestelmään liittyviä tietoja.
Tultuaan hyväksytyksi Killan jäseneksi, Kilta lähettää jäsenen hakemuksesta ilmenevät henkilö- ja muut tiedot Maanpuolustuskiltojen Liitto ry:lle, Maanpuolustusrekisteriin säilytettäväksi.
Hylättyjen ja hyväksyttyjen jäsenhakemusten jatkokäsittelystä tietoa kohdassa 4. Tietojen säilytysaika.
Kilta käsittelee ja säilyttää Killan omiin tai Killan kautta järjestettäviin harjoituksiin, tapahtumiin tai muihin erikseen ilmoitettuihin aktiviteetteihin osallistuvien suostumuksensa antaneiden rekisteröityneiden ja muiden henkilötietoja. Henkilötietoja säilytetään tapahtuman päättymiseen saakka, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan suostumuksensa antaneiden nimitietoja lukuun ottamatta, jotka säilytetään järjestötoiminnan oikeutetun edun nimissä rekisteröityjen ja muiden palkitsemiseksi ja järjestöjulkaisu- ja historiikkien mahdollistamiseksi. Rekisteröidyn tai muun oikeudesta vaikuttaa tiedon säilyttämiseen tietoa kohdassa 5. Rekisteröidyn oikeudet.
Kilta käsittelee ja säilyttää rekisteröityneiden, asiakkaiden ja muiden henkilö- ja muita tietoja oman palkitsemis- ja varojen hankkimistoimintansa vuoksi. Kilta säilyttää palkitun jäsenensä tai Killalta ostaneen, lainanneen tai saaneen henkilötietoja niin kauan, kun henkilötietojen säilytykselle on henkilön suostumus taikka kirjanpidolliset tai yhdistyksen toimintaan liittyvät oikeutettuun etuun liittyvät perusteet.
Kilta säilyttää rekisteröityjen, käsiteltävien, asiakkaiden ja muiden tietoja omassa arkistossaan niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on tarpeellista järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen.
Jäsenhakemuksen hyväksymisen ja hakemuksessa ilmaistujen Maanpuolustusrekisteriin tarvittavien tietojen luovuttamisen jälkeen tai ilman aiheetonta viivästystä hakemuksen tultua hylätyksi, kaikki killan hallussa olevat hakemuksessa ilmaistut henkilötiedot ja hakemuksen liitteet poistetaan, eikä niistä säilytetä kopioita
Jäsenyyden päättymisen jälkeen rekisteröityneen henkilötietoja säilytetään Killan rekisterissä enintään kahden vuoden ajan, ellei henkilö itse vaadi tietojensa välitöntä poistamista rekisteristä. Joitakin jäsenen tietoja Kilta voi joutua säilyttämään pidempään kirjanpidollisista tai yhteisöoikeudellisista syistä johtuen.
Rekisteröity, asiakas, käsiteltävä ja muu voi vaikuttaa tietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja käyttöön seuraavilla tavoilla:
Kilta kerää rekisteröityjen tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Kilta ei lähtökohtaisesti säilytä lyhytaikaista, väliaikaiseksi tarkoitettua säilyttämistä lukuun ottamatta muita henkilötietoja kuin etu- ja sukunimitietoja. Rekisteröity, asiakas, käsiteltävä ja muu voi pyytää tietonsa nähtäväksi kirjallisesti tai sähköisessä muodossa olemalla yhteydessä killan jäsenvastaavaan (jasenvastaava@helsinginsotilaspoliisikilta.fi), jolloin tiedot lähetetään henkilön Maanpuolustusrekisterissä olevaan osoitteeseen tai rekisteröidyn tunnistauduttua todisteellisesti, hänen itsensä ilmoittamaansa osoitteeseen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Henkilötietonsa rekisteröity voi tarkistaa ja korjata itse Maanpuolustusrekisteristä.
Rekisteröity voi kieltää omien tietojensa luovuttamisen markkinointitarkoituksiin jäseneksi liittymisen yhteydessä tai milloin tahansa myöhemmin. Lisäksi Rekisteröity voi kategorisesti kieltää omien henkilötietojensa luovuttamisen ulkopuolisille tahoille. Kilta luovuttaa rekisteröidyistä, asiakkaistaan, käsiteltävistä tai muista tietoja ulkopuolisille ilman laillista perustetta vain asianosaisen nimenomaisesta suostumuksesta.
Rekisteröity, asiakas, käsiteltävä tai muu henkilö voi milloin tahansa vaatia Kiltaa poistamaan henkilötiedot Killan rekisteristä. Killan jäsenyyttä anottaessa on huomioitava, että jäsenyys ei ole mahdollista ilman, että Kilta luovuttaa käsiteltävän tarvittavia henkilötietoja Maanpuolustusrekisteriin, eikä Killan jäsenyyden säilyttäminen ole rekisteröidylle mahdollista ilman henkilötietojen säilyttämistä Maanpuolustusrekisterissä.
Kilta luovuttaa jäsenen hyväksymisen yhteydessä Maanpuolustusrekisteriin tarvittavat jäsenhakemuksessa ilmenneet rekisteröidyn henkilö- ja muut tiedot.
Killan hallussa olevia tietoja luovutetaan tarvittaessa Puolustusvoimille tai muille viranomaisyhteistyökumppaneille tarkoituksiin, jotka liittyvät järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen. Henkilötietojen käyttötarkoitus rajataan kulloisenkin luovutuksen yhteydessä erikseen. Henkilötietojen luovutuksesta päättää Killan hallitus tai sen valtuuttama, viranomaisyhteistyöstä vastaava hallituksen edustaja erikseen. Henkilötietojen luovutuksia ei toteuteta niiden henkilöiden osalta, jotka ovat henkilötietojensa luovutuksen kieltäneet. Muut luovutettavat henkilötiedot, kuin etu- ja sukunimitiedot pyydetään luovutettavaa tarkoitusta varten henkilöltä erikseen.
Killan tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Killan oman rekisterin tietosisältöä säilytetään Drive-järjestelmää ylläpitävän Google Ireland Limitedin ylläpitämässä Drive-palvelussa. Google Ireland Limitedin noudattaa ja seuraa yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679 EU) vaatimuksia ja puuttuu mahdollisesti havaittuihin tietoturvaongelmiin asetuksessa vaaditun mukaisesti. Käyttöoikeuksien tahallisesti tai tahattomasti tapahtuva rikkominen on estetty. Yhteys on käytön aikana salattu.
Killan arkiston Killasta riippumaton sen rekisterissä olevien henkilö- ja muiden tietojen mahdollisesti tapahtuva siirto perustuu Google Ireland Limitedin oikeutettuun etuun, ja siinä käytetään salattua tiedonsiirtokanavaa tai tiedostomateriaalin salausta ja anonymisointia.
Killan arkistoon sinne oikeutettujen käyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia. Käyttöoikeus arkistoon luovutetaan vain sellaiselle toimi- tai luottamushenkilölle, jolla on asemansa puolesta oikeus rekisteri- ja henkilötietojen käsittelyyn, Killan tapauksessa hallituksen jäsenille, ellei toisin poikkeuksellisesti hallituksessa erikseen päätetä.
Kilta ei säilytä tai käsittele henkilötietoja paperisessa tai muussa fyysisessä muodossa.
Killan hallituksen yhteystiedot asiaan liittyen löytyvät tämän tietosuojaselosteen alusta.